PENYAMPINGAN PENGGUNAAN E-PURCHASING DALAM PENGADAAN BARANG ATAU JASA

Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah selanjutnya disebut dengan Pengadaan barang / Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang / Jasa oleh Kementerian  / Lembaga / Satuan kerja Perangkat Daerah / instansi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa. Pengadaan Barang / Jasa dalam pelaksanaannya menerapkan prinsip-prinsip efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil, dan akuntabel.

Dalam rangka memperlancar pelaksanaan Pengadaan Barang /Jasa Pemerintah melalui e-Purchasing berdasarkan Katalog Elektronik (e-Catalogue). Pelaksanaan e-Purchasing adalah wajib bagi Kementerian /Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi (K/L/D/I) sebagaimana ditentukan dalam Pasal 110 ayat (4) Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Namun ada pengecualian terhadap pelaksanaan e-Purchasing berdasarkan Surat Edaran Nomor 3 Tahun 2015 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui E.Purchasing, yaitu dalam hal :

a.    Barang/Jasa belum tercantum dalanm e-Catalogue;

b.    Spesifikasi teknis barang/jasa yang tercantum pada e-Catalogue tidak sesuai dengan spesifikasi teknis yang dibutuhkan oleh K/L/D/I;

c.    Penyedia barang/jasa tidak menanggapi pesanan sedangkan kebutuhan terhadap barang/jasa tersebut mendesak dan tidak dapat ditunda lagi;

d.    Penyedia barang/jasa tidak mampu menyediakan barang baik sebagaian maupun keseluruhan dalam waktu yang ditentukan dalam rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa karena kelangkaan ketersediaan barang (stock);

e.    Penyedia barang/jasa tidak mampu melayani pemesanan barang/jasa karena keterbatasan jangkauan layqanan penyedia barang/jasa;

f.     Penyedia barang/jasa tidak dapat menyediakan barang/jasa sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan setelah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi menyetujui pesanan barang/jasa;\

g.    Penyedia barang/jasa dikenakan sanksi administrative berupa penghentian sementara dalam sistem transaksi e-Purchasing; dan /atau

h.    Harga Katalog Elektronik pada komoditas online shop dan hasil negosiasi harga barang/jasa melalui e-purchasing untuk komoditas online shop pada periode penjualan, jumlah, merek, tempat, spesifikasi teknis, dan persyaratan yang sama, lebih mahal dari harga barang/jasa yang diadakan selain melalui e-Purchasing.

Ketentuan pada huruf c sampai dengan huruf h berlaku jika dalam satu komoditas dan/atau spesifikasi barang/jasa hanya terdapat satu penyedia barang/jasa yang terdaftar di dalam e-Catalogue. Pelaksanaan pengadaan barang/jasa sebagaimana dimaksud dilakukan melalui metode pemilihan penyedia barang/jasa sebagaimana ditaur dalam Pasal 35 samp[ai dengan Pasal 46 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berikut perubahannya.

Prosedur E-Purchasing Secara Offline (Manual)

Dalam hal aplikasi e-Purchasing mengalami kendala operasional yang menyebabkan aplikasi tersebut belum/tidak dapat dipergunakan, maka pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara e-Purchasing dilakukan secara offline (manual) dengan cara sebagai berikut :

E-Purchasing melalui Pejabat Pengadaan

1)    PPK menyampaikan permintaan secara tertulis kepada Pejabat Pengadaan dengan mengacu padaspesifikasi teknis, harga, dan penyedia barang/jasa yang tercantum pada e-Catalogue untuk melaksanakan proses pengadaan barang/jasa;

2)    Pejabat Pengadaan melakukan negosiasi dan membuat Berita Acara Negosiasi terhadap barang/jasa yang memerlukan proses negosiasi;

3)    Pejabat Pengadaan mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa kepada penyedia barang/jasa yang tercantum pada e-Catalogue;

4)    Penyedia barang/jasa memberikan persetujuan pembelian barang/jasa;

5)    PPK menyetujui pembelian barang/jasa; dan

6)    Penerbitan tanda bukti perjanjian.

E-Purchasing langsung dilaksanakan oleh PPK

1)    PPK melakukan negosiasi terhadap barang/jasa yang tercantum pada e-Catalogue dan membuat Berita Acara Negosiasi terhadap barang/jasa yang memerlukan proses negosiasi;

2)    PPK mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa secara tertulis kepada penyedia barang/jasa yang terdaftar pada e-Catalogue;

3)    Penyedia barang/jasa memberikan persetujuan secara tertulis atas permintaan pembelian barang/jasa; dan

4)    Penerbitan tanda bukti perjanjian.

E- Purchasing melalui Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi

1)    Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi melakukan negosiasi terhadap barang/jasa yang tercantum pada e-Catalogue dan membuat Berita Acara Negosiasi terhadap barang/jasa yang memerlukan proses negosiasi;

2)    Pejabat yang ditetapkan oleh pimpinan Institusi mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa secara tertulis kepada penyedia barang/jasa yang terdaftar pada e-Catalogue;

3)    Penyedia barang/jasa memberikan persetujuan secara tertulis atas permintaan pembelian barang/jasa; dan

4)    Penerbitan tanda bukti perjanjian.

Tanda Bukti Perjanjian pada e-Purchasing dapat berupa :

a.    Bukti pembelian yang digunakan untuk Pengadaan Barang / Jasa yang nilainya sampai dengan Rp. 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah);

b.    Kuitansi yang diggunakan untuk pengadaan barang / jasa yang nilainya sampai dengan Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah);

c.    Surat Perintah Kerja (SPK) yang digunakan untuk mengadakan barang/jasa yang nilainya sampai denga Rp.200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah);

d.    Surat Perjanjian yang digunakan untuk pengadaan barang/jasa yang nilainya diatas Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah); atau

e.    Surat Pesanan.

Terhadap proses pengadaan barang/jasa yang sedang berlangsung sebelum e-Catalogue diterbitkan, maka proses pengadaan barang/jasa dapat dilanjutkan sampai selesai. Jika proses pengadaan barrang/jasa tersebut dinyatakan gagal, maka proses pengadaan barang/jasa dilanjutkan dengan e-Purchasing.

Jika di dalam satu paket pengadaan barang/jasa terdapat sebagian atau beberapa barang/jasa telah tercantum di dalam e-Catalogue, maka K/L/D/I melaksanakan e-Purchasing terhadap sebagian atau beberapa barang / jasa tersebut.

Demikian mengenai pengesampingan e-Purchasing berdasarkan Surat Edaran Nomor 3 Tahun 2015 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui e-Purchasing dalam pengadaan barang / jasa Pemerintah, semoga dapat bermanfaat.