Konsep Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan dan Jenisnya

Standar Operasional Prosedur atau SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Lalu pertanyaan yang muncul adalah apa yang dimaksud dengan Satndar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. Yang dimaksud dengan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) berdasarkan Sifat Kegiatan dibedakan menjadi dua SOP yaitu SOP Administratif dan SOP Teknis, yang masing-masing memiliki pengertian sebagai berikut :

a.    SOP Administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan;

b.    SOP Teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.

Sedangkan menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan, SOP AP dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu :

a.    SOP Generik (Umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relative memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksananya. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbadaan lokasi SOP itu diterapkan.

b.    SOP Spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relative memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOP-kan, terhadap kegiatan, aktor (pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut.

SOP menurut cakupan dan besaran kegiatan dikategorikan kedalam dua jenis SOP, yaitu :

a.    SOP Makro adalah SOP berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya mencakup beberapa SOP (SOP mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (SOP mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro ini tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksananya.

b.    SOP Mikro adalah SOP yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP (SOP makro) yang lebih besar cakupannya.

SOP menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu :

a.    SOP Final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

b.    SOP Parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final, sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya.

Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerijntah sebagaimana dimaksud di atas haruslah berpedoman pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan tersebut merupakan pedoman / acuan bagi instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah provinsi / Kabupaten / Kota untuk menyusun Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan instansi masing-masing dalam rangka pelaksanaan Reformasi Birokrasi.

Tujuan dibuatnya suatu Standar Operasional Prosedur adalah untuk membangun prilaku aparatur Negara yang berintegritas, produktivitas, dan bertanggungjawab serta memiliki kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui pola piker (mind sert) dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemen pemerintahan. Intinya penyusunan Standar Operasional Prosedur  diarahkan untuk melakukan penataan tata laksana instansi pemerintah yang efektif dan efisien.

Lalu kriteria seperti apakah yang menjadikan suatu Standar Operasional Prosedur itu dikatakan baik ? Jawabannya adalah Standar Operasional Prosedur dikatakan baik jika kegiatan penyusunan dan implementasinya diikuti atau partisipasi penuh dari seluruh aparatur  yang ada di dalam institusi pemerintah. Hal tersebut dikarenakan alasan, pegawailah yang paling tahu kondisi yang ada di tempat kerjanya masing-masing dan yang akan langsung terkena dampak dari perubahan tersebut.

Dengan demikian maka SOP merupakan pedoman cara kerja yang efektif dan efisien dari Aparatur Negara dapat diimplementasikan oleh seluruh pegawai sebagai pelaksana administrasi pemerintahan.